国际商会仲裁院设在巴黎,但它同时管理着在很多国家进行的国际仲裁,因此它是一家无可争议的最重要、最活跃、最国际化的国际仲裁机构。国际商会的纠纷处理机制主要针对的是在国际领域产生的商业纠纷。
国际商会仲裁院由一名主席和若干名副主席及成员组成。仲裁院的日常工作是由设在国际商会巴黎总部的仲裁院秘书处承办。该秘书处为国际商会仲裁院办理的所有案件提供密切的跟踪服务,并能利用20多种不同语言提供服务和信息帮助。该秘书处设有若干个案件工作小组(team),每个案件工作小组在一名顾问(counsel)领导下工作。每一个案件则由一个案件工作小组具体负责跟踪服务。
申请人提起仲裁时,它需要向位于巴黎的仲裁院秘书处递交其仲裁申请书(Request for Arbitration)。该仲裁申请书的格式无专门要求和规定,但其主要内容应该包括:1.各方当事人的名称、地址、身份状况;2.提出索赔争议的性质和产生经过;3.请求救济的方式,并尽可能说明索赔金额;4.有关协议,尤其是仲裁协议;5.按照《国际商会仲裁规则》第8、9、10条规定对仲裁员人数、产生方式和人选要求作出说明;6.对仲裁地点、适用的法律和仲裁使用的语言提出要求或作出说明。
申请人在递交仲裁申请的同时,应支付一笔预付管理费(advance payment on administrative expenses)。这笔费用是不予返还的,但可抵作申请人预付仲裁费的一部分。在审核了申请人的申请文件后,秘书长通常要求申请人再预付一笔到签署仲裁审理条款这一文件之前所需的预付仲裁费。该笔费用也将抵作此后仲裁院要求双方预付仲裁费中申请人应付份额中的一部分。预付仲裁费总额由仲裁院确定后,仲裁院将通知申请人和被申请人按平均比例各自支付(但在某些情况下,仲裁院也会根据仲裁请求的索赔金额和反请求的索赔金额分别确定双方应支付的份额)。这一点与其它一些仲裁机构的做法不同。
当事人也可自由协商仲裁员的具体人选。但当事人协商选择的仲裁员需要由该仲裁员本人和秘书处的确认。与其它某些仲裁机构的不同之处在于,国际商会并未设置所谓的仲裁员名册,也不限制当事人必须在某种名册或某个范围内选择仲裁员,这会在仲裁庭的组成方面最大限度地赋予当事人自由自主地选择仲裁员的权利,也会在仲裁员的选择方面充分展示国际商会仲裁的国际性。在当事人无法协商选择仲裁员的情况下,则按国际商会仲裁规则由仲裁院指定。与众不同的又一特色和优势是,当出现需要由仲裁院指定仲裁员的各种情形时,仲裁院则可请分布在全球70多个国家的国际商会国家委员会(ICC National Committee)推荐人选。此时,仲裁院会将案情和所需人选的基本条件提交给相关的国家委员会。但仲裁院有权接受和拒绝国家委员会推荐的具体人选。在某些情况下,仲裁院也可从未设立国际商会国家委员会的国家去选择和指定仲裁员。但仲裁院指定的首席和独任仲裁员应是当事人以外国家的国民。在三人组成仲裁庭的情况下,如果出现需要由仲裁院替代某一方指定仲裁员的情形时,仲裁院也会要求该方当事人所在国的国际商会国家委员会推荐人选。国际商会仲裁院的规章还明确规定,仲裁院的院长和秘书处的成员不得作为提交到国际商会仲裁的案件的仲裁员和代理律师。在个别情况下,如果当事人因质疑仲裁员本人的独立性和其他原因而要求仲裁员回避时,仲裁院将根据仲裁规则对此项回避申请作出决定,而且仲裁院的该项决定是终局的。
仲裁庭在进入实体审理之前必须首先拟定一份名为“审理条款”(Terms of Reference,也有人翻译为“审理事项”)的文件。这也是国际商会仲裁程序中比较独特的一种做法。审理条款这一文件的内容在国际商会仲裁规则中作了规定,主要包括当事人和仲裁员的名称及基本状况的说明、仲裁地点、当事人索赔事实和理由的概括归纳以及对应适用的仲裁程序规则的说明。审理条款一般还应列举出本案争议和需裁决的焦点问题(但对某些案件仲裁庭认为没有必要时也可不予列举)。仲裁庭在起草审理条款的过程中,同时会拟定一份初步的审理日程表(a provisional timetable)。当事人各方可以对仲裁庭起草的审理条款及初步审理日程表提出自己的建议和补充意见。审理条款由各方当事人和仲裁员共同签署后开始生效执行;如果某一方当事人拒绝签署,则该审理条款须提交仲裁庭批准后生效执行。仲裁庭必须在秘书处将案卷材料移交给它之后的两个月内向仲裁院提交经过各方签署的审理条款。
对大多数案件来说,仲裁时间一般需要持续一年时间。但仲裁院及秘书处会密切监督与仲裁进程相关的时间期限。当仲裁庭组成并且仲裁费用支付后,有两项重要的时间期限约束着仲裁的进程,即仲裁庭须在两个月内将审理条款提交给仲裁院并在此后六个月内作出最终裁决。仲裁院根据情况需要可以延长该期限。仲裁院还通过由秘书处定期提交的案件进程报告来跟踪每个案件。另外当事人也可同意缩短某些期限。国际商会对仲裁员报酬制度的设计没有按照每小时和每日为基础向仲裁员付酬,而是以每个案件为单位计酬,这一制度显然也有利于鼓励仲裁员提高办案的时间效率。
仲裁院的一项重要职能便是对仲裁裁决书的核阅(scrutiny)。与其它一些仲裁机构的规则有所不同的是,国际商会仲裁规则特别规定,仲裁庭在签署裁决前,应将其草稿提交仲裁院。仲裁院可提出对裁决形式的修改意见。在不影响仲裁庭对案件实体问题作出决定的情况下,仲裁院也可提请仲裁庭对实体问题的注意。在仲裁院对裁决书的形式作出批准之前,仲裁庭不得签发裁决书。裁决书的核阅是国际商会仲裁中确保裁决质量的一项重要环节,有利于减少裁决被国内法院撤销或不予执行的可能性。由于仲裁裁决是终局的,不允许当事人上诉,所以裁决书的核阅无疑也为当事人的增添了一项保护措施。这一独特的质量控制机制有利于确保国际商会仲裁的可靠性。