首先，要了解产品信息。对于外贸单证员应该从生产车间开始了解，对货物包装、规格等都应该熟练掌握。此外，还应该明确产品制作时间、费用等，以便跟客户交流时能更顺畅，客户也会更为信服。

其次，应该熟悉产品报价，以及回复邮件。外贸单证员要能够根据客户的实际情况来满足客户的需求，确保为客户提供满意的产品。与此同时，外贸单证员还要能够准确地回复邮件，提高自身的工作效率。

最后，外贸单证员应明确自身公司是否能够满足客户的要求，如若不能要如实告知，这样客户在收到货物的时候也能够满意。