贸易类企业在日常工作中，若证据保存工作不到位，往往明明是受害方，但却从证据角度上或者司法角度上处于劣势。可见日常证据保存工作十分重要，尤其对没有聘用律师或者没有法务部门的企业来说，做好日常防范工作，至关重要。

那么日常证据保存工作应该如何入手呢。本律师总结多年国际贸易法和国内贸易法企业工作经验，作出如下建议：

（一）传真合同效率问题

　　 建议企业在进行重要文件的传真时，注意一个细节，传真机有个设置，可以显示传送文件来自的电话号码，但是该号码显示必须是发送传真的那台机器才能设置的，接受的那台机器如果设置了，只对于发出的文件会显示电话号码，对于接收到的文件不会显示。故要和对方沟通，如果使用传真件，要求对方的传真机做好该项设置，当出现问题的时候，这份带电话号码显示的传真件，其效力是不带电话号码显示的传真件所不能比的，有时候胜败都在于这个号码上面。

（二）送货凭证的法律效力问题

　　尤其和中小型贸易企业交易时，送货凭证的法律效力问题是非常值得一提的。和小贸易类企业交易中，有的甚至不愿意签订合同，这种情况下，一张订单可能比一份合同更加合理和有效率。对于这类型的企业，如果可以预付货款，那么对于回收应收账款没有风险，如果存在赊销，就要好好思虑每一笔交易的金额，滚动的次数等。

  无论是否签订合同，或者只是一份订单，送货凭证显得尤为重要。那么一份合法有效、得到法院认可的送货凭证，应当是有企业加盖公章或者法人签字的，不然就是一纸空文。但凡有贸易经验的人都明白上述要求不大可能得到实施，为了应对该情况，建议在销售合同中，对于送货地点加以详细规定，并注明2名收货人姓名。为何规定2名？因为如果只有一名，那么送货现场该人员不在场，会比较被动，但是2人都不在的可能性相对较低。让该收货人在送货凭证上签字确认收货。送货司机最好看了对方的身份证后再交付货物，但在现实中司机素质偏低，能做到这一点的也比较困难。

  这么做的好处是，收货方承认某人是其收货人，一旦出现纠纷，举证责任就在对方了，因为签字确认的收货人是合同中买方承认的，如果买方说不认识此人是不会得到支持的，如果买方主张该签字非其指定收货人笔迹，那么他也得提供真实的笔迹。这一点就涉及要求司机检查收货人身份证的重要性了。

（三）先开发票后给钱的问题

　　实践中买方会做如此要求，这也不是什么大问题，只不过出具了发票可能就代表对方付款了，为了避免出现这样的纠纷和误会，必须在合同中注明本次交易是先给发票后付款，标明付款方式是通过银行的，从而为这种不大符合交易习惯的做法建立一个合法基础，再加上银行的付款痕迹都是可以查到的，这样比较有保障。

（四）电子邮件的法律效率

　　　　电子邮件的法律效率是有的，但是需要进行公证，比较麻烦，公证费用大概在一份文件1000，各地可能会有些差别。建议对于重要文件，最好盖红章签署，实在做不到传真件也比较好些，一定选择电子邮件的，请在合同中注明接收电子邮件的双方邮箱。电子邮件可以作为辅助证据来使用。

（五）录音证据保存

　　如果书面证据不够充分，录音证据也是可以作为辅助证据的。建议企业在日常办公中，对座机的通话进行录音，一旦发生纠纷，则可以整理有利的录音片段作为证据提交。这也是日常交易中的细节问题，需要注意，以防万一。

三、总结

上述证据保存方式是贸易类企业在日常工作中经常遇到的，看似微小其实关键时刻非常重要。诸葛亮曾说过，“勿以善小而不为”。今天本律师借鉴一下：“勿以微小而不为”。贸易类企业每天就是不断地处理很多小的事情，小的问题，一笔订单上亿的企业毕竟是少数。踏踏实实的做好业务中每一点细节的处理，扎扎实实的做好证据保存工作，那么企业将在风云变幻的贸易交易中，站立于有利地位。